... ...
top of page

Analiza danych - podstawowe zadanie przedsiębiorcy. Pomysł na biznes - cz. 7/9


Artykuł napisałam dla Portalu Dookoła Pracy - największego w sieci bloga o rynku pracy, talentach i życiu w zgodzie ze swoimi wartościami - jest TUTAJ. Ten cykl skierowany jest do osób, które chcą prowadzić biznes w branży usługowej, choć wiele udzielonych tam wskazówek dotyczy każdego rodzaju biznesu. Będzie on szczególnie przydatny dla osób, które chcą budować biznes w oparciu o swoje IKIGAI, czyli poprzez połączenie swojej pasji, misji i życiowego powołania z pracą zawodową.

[aktualizacja: 2023-01-22]

W artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania:

Perspektywa - wstęp do analizy danych w biznesie

"Zaczynaj z wizją końca" - nawyk skutecznego działania

Co jest podstawą biznesu, który przynosi zysk?

Analiza danych - podstawowe zadanie przedsiębiorcy

Kalendarz - najważniejsze narzędzie biznesowe

Jak korzystać z kalendarza biznesowego?

e-Licznik - narzędzie do mierzenia czasu pracy

Analiza danych - jakie dane gromadzić w branży usług?

Rozwój biznesu - o czym jeszcze warto pamiętać?



Perspektywa - wstęp do analizy danych w biznesie


| Kształt idealny | Rok 2003. Liceum. Lekcja matematyki. Nauczycielka zapytała: Przypomnijcie, jaka jest idealna figura geometryczna?Koło! – krzyknęli chórem ci, co zapamiętali odpowiedź podaną przez nią na poprzedniej lekcji. A jak już dźwięk ostatniego „koła” odbił się od ścian i wybrzmiał echem na korytarzu, z ostatniej ławki ruszyły jak walec słowa niepokornego ucznia: ale z jakiej perspektywy?


W szkole była jedna poprawna odpowiedź i to właśnie ta, jaką podał nauczyciel. Tak było do czasu, kiedy pojedyncze jednostki – lat „naście” – budziły w sobie umiejętność krytycznego myślenia i z odwagą używały mózgu do przeprowadzania wnioskowania po swojemu. Ale z jakiej perspektywy? – do dzisiaj pamiętam te słowa, które trafiły we mnie jak strzała w środek tarczy. Wtedy uświadomiłam sobie, że mogę myśleć inaczej niż inni i że to będzie dla mnie dobre „myśleć po swojemu”, choć w szkole – i w każdym innym otoczeniu o utrwalonej strukturze, nadanej przez kogoś innego – pewnie będzie mi to przysparzać trudności.


Ale z jakiej perspektywy? – możesz zapamiętać to zdanie i zadawać je sobie zawsze i wszędzie, gdy będziesz potrzebował rozważyć jakąś istotną dla Ciebie kwestię. To jest pytanie o kontekst, czyli mówiąc krótko: o czas i przestrzeń, w jakich ma być osadzona odpowiedź, bo ta sama odpowiedź umieszczona w różnych kontekstach będzie albo prawdą albo – jak mawiał Józef Tischner – „gówno prawdą”.


Z perspektywy mojej nauczycielki, na lekcji matematyki, idealnym kształtem geometrycznym było koło. Z mojej perspektywy, w odniesieniu do biznesu, idealnym kształtem jest trójkąt, a właściwie.. piramida. I to Egipska.


"Zaczynaj z wizją końca" - nawyk skutecznego działania


| Wizja końca | Piramida idealnie obrazuje co jest istotą biznesu, oto kilka przykładów: 1) biznes istnieje jak potrafi utrzymać równowagę – piramida też, 2) fundamentem dobrze funkcjonującego biznesu są właściwie poukładane procesy i ich poszczególne elementy – jak bloki piramidy: jeden obok drugiego, a potem kolejna warstwa na poprzedniej, 3) liczba zarządzających biznesem jest mniejsza od liczby osób wykonujących polecenia, a struktura podległości w organizacji jest jasno określona – piramida zwęża się ku górze (nawet w turkusowych organizacjach).


I ostatnia ważna rzecz: w biznesie, podobnie jak przy budowie piramidy, potrzebujesz zaczynać z wizją końca. To hasło upowszechniło się wraz z książką Stephena R. Coveya, który opisał je jako drugi z siedmiu nawyków skutecznego działania – zaczynaj z wizją końca.


Dostrzegasz moją perspektywę i to, co chcę Ci pokazać? Wizja jest szczytem piramidy, ale potrzebujesz mieć ją już na początku. A poszczególne bloki u dołu piramidy, które stanowią o jej stabilności, warto ułożyć tak, byś stawiając ostatni blok na jej szczycie, zrealizował swoją wizję. Pamiętasz z poprzedniego artykułu, że biznes to jakieś 4.000 puzzli? No właśnie, tylko to są puzzle przestrzenne, które układasz w idealny kształt biznesowy, czyli na wzór piramidy.



Co jest podstawą biznesu, który przynosi zysk?

| Strategiczne liczby | I teraz – jakie bloki masz ułożyć na samym początku, byś mógł zrealizować swoją wizję? Podstawą Twojej biznesowej piramidy są strategiczne liczby, czyli codziennie gromadzone i odpowiednio zagregowane dane dotyczące sposobu, w jaki pożytkujesz swój czas, a także dotyczące procesów handlowych, obsługi klientów oraz Twojego firmowego budżetu.



Analiza danych - podstawowe zadanie przedsiębiorcy


W artykule pt. Strategia biznesowa przedstawiłam Ci cztery etapy tworzenia strategii biznesowej sensu largo. Było o pogawędce ze swoją podświadomością (krok 1), a w kolejnych artykułach: o odkrywaniu IKIGAI (krok 2) i o prowadzeniu testów na etapie budowania modelu biznesowego (krok 3). Przyszedł czas na krok 4, czyli na budowanie modelu biznesowego generującego ZYSK. To właśnie teraz będziesz poszukiwał odpowiedzi na pytania: Czy można z tego żyć? Czy da się na tym zarobić? A skąd się biorą takie odpowiedzi? Z liczb. Wyłącznie na podstawie liczb.

| Fakty czy opinie | Nie bez przyczyny z ust przedsiębiorców można usłyszeć o przychodach i o dochodach, o VAT-ach, CIT-ach, PIT-ach, o nakładzie inwestycyjnym i o ROI (ang. return on investment), o kosztach stałych i zmiennych, o liczbie leadów, % konwersji, wskaźnikach CTR czy CPC. To są wszystko bardzo ważne dane, obojętnie czy prowadzisz biznes w zgodzie z tzw. american dream czy wybrałeś ścieżkę IKIGAI. A używając słów z poprzedniego artykułu: czy „wiesz, co chcesz osiągnąć i szukasz najkrótszej drogi do realizacji Twojego celu” czy „to, jak działasz, wynika z Twojej misji i wartości”.


Niezależnie od tego jaką drogę wybrałeś, podstawą każdego biznesu są liczby, bo to one pomogą Ci odróżnić rzeczywistość od Twoich opinii. Nie byle jakie liczby, tylko odpowiednio zagregowane, czyli pozwalające udzielać odpowiedzi zarówno na to samo pytanie, choć zadane z różnych perspektyw, jak i na różne pytania wybrzmiałe z tej samej perspektywy.


Przykład 1 (to samo pytanie z różnych perspektyw): Ile czasu przeznaczam na procesy handlowe? X h, czyli mało – z perspektywy czasu, jaki przeznaczam na wszystkie aktywności biznesowe. X h, czyli dużo – z perspektywy życiowego czasu, jaki w ogóle przeznaczam na pracę.


Przykład 2 (różne pytania, ta sama perspektywa): Jak zweryfikuję rentowność danego projektu? Odpowiem na pytania: ile czasu przeznaczam na dojazd, na przygotowanie, na realizację usługi, na obsługę administracyjną, jaką mam realną stawkę godzinową i jaki to jest % ceny?



Kalendarz - najważniejsze narzędzie biznesowe


| e-Kalendarz | W biznesie chodzi o to, żeby być panem swojego czasu i samemu decydować o tym, co będziesz robił i kiedy, więc pierwsze liczby jakie gromadzisz to te, które dotyczą Twojego czasu i jego właściwej organizacji. Jak mawiał Peter Drucker: „żeby czymś zarządzać, musisz to mierzyć”. A więc wskazówka numer 1: mierz skrupulatnie swój czas dotyczący wszystkiego, co robisz w związku z biznesem.


Będziesz potrzebował do tego 2 narzędzi: e-kalendarza i e-tabeli do zapisywania liczby godzin, jakie przeznaczasz na zawodowe aktywności. I nie, nie myśl, że zrobisz sobie taki kalendarz i licznik jak już przejdziesz na swoje. Nie zrobisz, jeżeli wcześniej się tego nie nauczysz i Twoja piramida będzie krzywa, co oznacza, że chcąc budować ją dalej, będziesz zmuszony zrzucić ustawione dotychczas bloki, przynajmniej częściowo, i wyrównać jej podstawy, byś mógł zrealizować swoją wizję.



Jak korzystać z kalendarza biznesowego?


No to jak prowadzić kalendarz? Oto garść praktycznych wskazówek:

1) ustal jasne zasady prowadzenia kalendarza i trzymaj się ich dopóki nie wymyślisz lepszych,

2) prowadź tylko kalendarz elektroniczny, dostępny zawsze tam, gdzie pracujesz,

3) zapisuj wszystko co masz do zrobienia i tylko w kalendarzu, od razu wyznaczając termin realizacji i liczbę godzin,

4) nie twórz osobnych „to do list”, jeżeli używasz kalendarza,

5) wszystkie niezrealizowane w danym dniu zadania przenoś do przodu,

6) o ile to możliwe, to zadania z różnych obszarów zapisuj w różnych kalendarzach, które można wyświetlać łącznie lub oddzielnie,

7) nie obiecuj, że coś zrobisz, nie umawiaj spotkań i nie potwierdzaj terminów – póki nie rzucisz okiem na kalendarz,

8) planuj swój czas w ujęciu miesięcznym, tygodniowym i dziennym,

9) najpierw planuj czas wolny, potem dni, które przeznaczysz na sprawy ważne i niepilne, np. strategia, content marketing, rozwój osobisty,

10) potem planuj spotkania zewnętrzne i ustalaj tzw. deadline’y,

11) planuj max. 80% czasu, bo zawsze coś wypadnie,

12) jeżeli myślisz, że wykonasz zadanie w 3 godziny, to w kalendarzu wyznacz 4,5 godziny, czyli 150%, no chyba że już dobrze siebie znasz,

13) planuj pracę w blokach i planuj przerwy w ciągu dnia,

14) wiedz, że jak masz gorsze samopoczucie, to pewnie nie zrealizujesz planów, więc zmień od razu listę priorytetów w kalendarzu, by się na siebie nie złościć za chwilowy spadek formy. Uff!


Oczywiście, możesz zastosować inne zasady (Internet pełen jest wskazówek, ja też mam jeszcze kilka innych), ale grunt to świadomość, że prowadzenie kalendarza jest kluczowe do stworzenia modelu biznesowego generującego ZYSK (krok 4). Nie zapomnij także, że kalendarz bardzo mocno oddziałuje na podświadomość, więc planuj go tak, jak chcesz ukształtować swoje działanie, zgodnie z kompasem IKIGAI.



e-Licznik - narzędzie do mierzenia czasu pracy


| e-licznik czasu | Wykonane zadania, a raczej czas przeznaczony na ich realizację zapisuję w pliku, który nazywam „licznik czasu”. Uzupełniam dane każdego dnia i mierzę czas pracy w podziale na następujące kategorie: dojazdy, rozwój, strategia, wizerunek, sprzedaż, obsługa klienta, administracja i pracownicy. Z dokładnością do 10 minut otrzymuję na koniec dnia ilość czasu, jaką przeznaczyłam na zadania z danej kategorii. A dalej, dzięki ustawionym automatyzacjom, mogę obejrzeć jak wygląda rozkład mojego czasu pracy w ujęciu tygodniowym, miesięcznym i rocznym, bez konieczności wykonywania dodatkowych działań.


Jakiego narzędzia używasz? – zapytasz. Odpowiem: jak najprostszego i pozwalającego na agregowanie danych dokładnie tak, jak potrzebujesz. Czytaj: sama sobie zaprojektowałam „Excele automatyzujące”. Ty też możesz to zrobić samodzielnie, a jak nie wiesz jak, to poproś kogoś, kto zna Excela w stopniu średniozaawansowanym. Możesz też użyć aplikacji, jest ich całe mnóstwo. Szukaj narzędzia, które pozwoli Ci dowolnie agregować dane i dzięki temu – wyciągać trafne wnioski.


Spójrz poniżej na jeden z moich liczników czasu – to histogram, czyli każda pionowa kreska to 100% czasu pracy w danym tygodniu (godzinowo wygląda to różnie). Kiedy rzucam jednym okiem na ten wykres, to widzę na co przeznaczam najwięcej czasu (ciemnoniebieski) i jakie są zależności, np. im więcej jest czerwonego, tym więcej jest ciemnozielonego, tym więcej jest ciemnoniebieskiego. Rozumiesz? A to tylko jeden z wielu wykresów, jakie „generują się same” po tym, jak uzupełniam liczbę minut przeznaczonych w danym dniu na dany rodzaj zadań.